Rakenneuudistuksen toinen siirto
Jos organisaatioiden rakenneuudistus olisi shakkipeli, panostamme hämmästyttävän paljon pelin avaukseen, siihen kuuluisaan ensimmäiseen siirtoon, jossa uuden tavoitetilan rakenne muotoillaan. Mutta tätä siirtoa huomattavasti oleellisempi on se toinen siirto, joka paljastaa uudistuksen todellisen tarkoitusperän.
Rakenneuudistuksen ensimmäinen siirto: piirtäminen
On hämmästyttävää mitä prosesseja laatikoiden piirtäminen – rakenneuudistuksen lähes tavanomaisin eka siirto – vaatii ja kuinka paljon energiaa ja arvovaltaa siihen ladataan. Uuden rakennekuvan tuottamiseen kulutetaan kallisarvoista aikaa ja synnytettävää mallia hiotaan ja hiotaan. Kerta toisensa jälkeen. Ja tämä siitä huolimatta, että piirtämällä mikäänhän siis ei vielä oikeasti muutu.
Karseimmissa tapauksissa tämän piirustustyön tekee pieni, kammiossaan istuva ja kaikkitietävistä druideista koostuva ydinjoukko koko muun organisaation puolesta. He tietävät missä mennään ja kokevat piirtämisen jopa energisoivana, kun saa olla mukana luomassa ’jotain uutta’. Sen sijaan moni sisäpiirin ulkopuolella oleva taas miettii ’miten minun tässä käy’. Ydinporukan kesken vallitsee yhteinen näkemys tulevasta, mutta ryhmän ulkopuolella vallitsee tietämättömyys. Ja kun tietämättömyys pääsee toimimaan hyvin lannoitettuna maaperänä, spekulaatiot ja huhut kukoistavat.
Kun ihminen suuntaa kohti tuntematonta, hän tarvitsee mielikuvia perustellakseen ja selittääkseen itselleen, mitä kohti ollaan menossa ja miksi. Tällöin on muistettava, että kaikki mitä emme avoimesti kerro ihmisille, sen hän sanoittaa itselleen sen tiedon ja tunteen pohjalta, mikä hänellä on. Se on hänen kuplansa, riippumatta siitä kuinka ’totta’ se on. Ja mitä pidempi piirtämisprosessi, sitä paremmin se toimii narikkana, johon yksilö ja yhteisö voi spekulaationsa, huhunsa ja pelkonsa ripustaa. Tästä syntyy vääjäämättä turhaa tyhjäkäyntiä ja tehottomuutta organisaatiossa, mikä taas on pois tuottavasta työstä samalla kun se kuluttaa henkistä ja fyysistä pääomaa.
Olisiko siis yksi johtopäätös, että tähän rakenneuudistuksen ensimmäiseen siirtoon ei kannata käyttää lähellekään niin paljon aikaa kun haluaisimme, koska jossain vaiheessa loppuun hiotun suunnittelun vaihtoehtoiskustannus kasvaa liian isoksi?
Sen sijaan meidän on mahdollisimman pian päästävä rakenneuudistuksen piirtämisen jälkeiseen vaiheeseen, siihen shakkipelin ’toiseen siirtoon’, jolloin tuleva muutos oikeasti alkaa hahmottua isoille joukoille. Mutta mikä se fiksu toinen siirto on?
Rakenneuudistuksen shakkipeli: toinen siirto
Kuten edellisessä rakenneuudistusta käsittelevässä blogissa tuumailimme, uudistusta edeltävät yleensä mahtipontiset perustelut siitä miksi uudistus on välttämätön. Rakenneuudistuksen ensimmäisen siirron ollessa uuden rakenteen ideointia, piirtämistä ja design’ia, voisi provosoivasti väittää, että se toinen siirto paljastaa ja viestii isosti, kuinka totta muutoksen lähtökohtana olleet perustelut ovat.
Aloitetaanpa esimerkillä. Jos rakenneuudistusta perustellaan roolien selkeyttämisellä ja vastuiden uudelleen jakamisella, aloitetaan uuden rakenteen muotoilulla, jonka jälkeen luonteva toinen siirto, kun piirros on valmis, on määritellä roolitus, vastuut ja valtuudet. Tällöin perustelu ensimmäisen ja toisen siirron väliselle yhteydelle on täysin looginen ja toimiva.
Nostetaan rimaa ja otetaan toinen kutkuttavampi ajatusleikki. Oletetaan, että rakenneuudistuksen yhtenä perusteluna on esim. siilojen poistaminen ja vaikkapa itseohjautuvuuden ja keskinäisen vuorovaikutuksen lisääminen. Onko silloin piirtämisen jälkeinen toinen siirto ’roolitusten, vastuiden ja valtuuksien määrittely’? Perinteisesti ajateltuna vastaus olisi ’kyllä’ koska rakenneuudistuksessa määritellään piirtämisen jälkeen ’aina’ roolit ja mandaatit uudestaan, mutta jos ajatusta lähdetään haastamaan, vastaus on todennäköisesti ’ei todellakaan’. Miksi kielteinen vastaus? Koska näin toteutettuna, toinen askel ei vie meitä yhtään lähemmäs sitä mitä tässä alun perin lähdimme ratkaisemaan – joku voisi sanoa, että se vie meidät jopa päinvastaiseen suuntaan. Ja sen lisäksi se voi antaa ihmetyttävän viestin organisaatiolle, joka odottaa konkreettisia otteita suhteessa siihen mitä on lähdetty tavoittelemaan.
No mikä sitten se parempi toinen siirto olisi? Jos kerran (tässä esimerkissä) muutoksen perusteluissa itseohjautuvuus on asetettu tavoitellun tulevan toimintamallin ytimeen, meidän kannattaa ja pitää kyetä näyttämään, että lähdemme toteuttamaan tätä ydintarvettamme käytännössä heti rakenneuudistuksen kakkosaskeleessa. Se ei tapahdu keskitetysti ohjatulla tehtävänkuvien määrittelyllä.
Sen sijaan fiksumpi ja tavoitetta paremmin edistävä toinen siirto voisi olla, että laadimme osallistavasti itseohjautuvuudelle yhteiset pelisäännöt sekä rakennamme uuden rakenteen rajat ylittävät itseohjautuvat verkostot, joiden tehtävä on – yhteisten pelisääntöjen puitteissa – tunnistaa tavoitetilan edellyttämät ratkaistavat asiat ja sen pohjalta lähteä ratkomaan niitä.
Kun itseohjautuvat verkostot aloittavat työnsä, voi hyvinkin olla, että verkostot itse tunnistavat tarpeen täsmentää rooleja ja mandaatteja. Se on hyvä, etenkin jos ja kun olemme antaneet heille mandaatin tehdä näin. Ero perinteiseen, hierarkiasta ylhäältä annettuun prosessiin nähden on se, että tässä itseohjautuvassa mallissa määrittely lähtee ihmisten itse tunnistamasta arjen tarpeesta ja kehittämistyö asettuu luontevasti muutosprosessissa siihen vaiheeseen, kun se on tarkoituksenmukaista. Eli päädymme molemmilla lähestymistavoilla samaan lopputulokseen – selkeät vastuut ja valtuudet – mutta ihan eri prosessilla ja sitoutumistasolla.
Näin toteutettuna rakenneuudistuksen ’toinen siirto’ vahvistaa sitä mitä muutoksen perusteluissamme olemme alun perin viestineet – rajat ylittävää tekemistä, itseohjautuvuutta ja vuorovaikutusta.
Avain: rakenneuudistuksen perustelun ja toisen siirron välinen yhteys
Rakenneuudistuksen käynnistämässä shakkipelissä piirtäminen voi hyvinkin olla se lähes pakollinen ensimmäinen siirto. Riippumatta siitä kuinka osallistavasti ja hyvin se tehdään, oleellisempaa on kuitenkin uudistuksen perustelujen ja toisen siirron välinen yhteys – se mitä olemme sanoneet ratkaisevamme rakenneuudistuksella ei voi tulla pöydälle vasta vaiheessa ’n’, jolloin iso osa uudistamisen energiasta on jo käytetty. Siispä: mitä vahvempi yhteys perustelun ja kakkosiirron välillä on, sitä uskottavampi muutos.
Voitte itse jatkaa ajatusleikkiä. Jos rakenneuudistuksen perusteluna on esim. innovaatiokyvykkyyden vahvistaminen, mikä silloin olisi se tarkoituksenmukainen ’toinen siirto’ ykkösvaiheen piirtämisen jälkeen? Tai jos perusteluna on resilienssi? Tai merkityksellisyys? Tai asiakasarvo? Tai tehokkuus? Tai…
Päätelmä tästä on: toinen siirto toden sanoo.
Toimitusjohtaja, Renesans
niclas.lindgren@renesans.fi
+ 358 40 900 0480